山田社会保険労務士事務所（以下「当事務所」）は、お客様から委託を受けて行う社会保険・労働保険の手続きにおいて、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」）を取り扱います。当事務所は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むため、次のとおり基本方針を定めます。
1. 事業者の名称
山田社会保険労務士事務所 代表 山田義徳
2. 関係法令とガイドラインの遵守
当事務所は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）、個人情報の保護に関する法律、および個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を守ります。
3. 取り扱う事務の範囲
当事務所は、お客様から委託を受けた、健康保険・厚生年金保険・雇用保険・労働者災害補償保険の届出その他の個人番号関係事務に限り、特定個人情報等を取り扱います。
4. 保管しないこと
当事務所は、特定個人情報等を、委託を受けた手続きに必要な間だけ取り扱い、手続きが済んだとき（取りやめたときを含みます）は、直ちに消去します。手続きが済まない場合も、お預かりから30日で自動的に消去します。なお、システムの障害に備えた復元用の控えには、消去の後も最長30日、番号が暗号化された状態でのみ残り、その期間を過ぎると自動的に消去されます。この控えを除き、番号を当事務所の手元に残すことはありません。いつ、どなたの分を、何の手続きで取り扱い、いつ消去したかの記録（番号は記載しません）だけを残します。
5. 安全管理措置
当事務所は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、特定個人情報取扱規程を定め、組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じます。
6. 委託を受けた事務の再委託
当事務所は、委託を受けた事務を、他の者に再び委託しません。
7. ご質問と苦情の窓口
当事務所の特定個人情報等の取扱いについてのご質問と苦情は、次の窓口で承ります。
メール：shroushi-yamada52@ninus.ocn.ne.jp（事務取扱責任者 山田義徳）
8. 見直し
当事務所は、この基本方針と特定個人情報取扱規程を、法令の改正などに合わせて、適宜見直します。
特定個人情報取扱規程のあらまし
当事務所の特定個人情報取扱規程の、主な内容です。全文は、お求めに応じてご覧いただけます。
- 取扱者 特定個人情報等を取り扱うのは、事務取扱責任者である当事務所の代表者だけです。
- 受領の方法 本サービス（労務相談顧問アプリ）の中の、マイナンバー専用の欄でのみお預かりします。この欄に入力された番号は、当事務所だけが閲覧できます（入力の後は、お客様の画面にも表示しません）。メール、「社労士との連絡室」、お電話、ビデオ通話では受け取りません。
- 利用の範囲 委託を受けた手続きの届出のためにのみ利用します。
- 消去の方法 手続きが済んだら、直ちに消去します。消去が漏れた場合も、お預かりから30日を過ぎると、システムにより自動的に消去されます。番号を記載しない記録だけを残します。
- 記録の内容 日付、会社、対象の方、手続きの名称、受け取った方法、番号を閲覧した日時と閲覧した者、消去した日時（番号は記載しません）。
- 安全管理 通信の暗号化、閲覧できる者の限定、ログイン時の本人確認、作業に使う端末の管理、紙に書き写さないこと。
- 事故の対応 漏えいなどが起きたときは、直ちにお客様にお知らせし、法令に従って個人情報保護委員会へ報告します。
制定：2026年10月14日
2026年11月1日 改定（復元用の控えと「手元に残さない」の書き方を一致させ、規程のあらましの見出しと文の表現を改めました。マイナンバーの取扱いに変更はありません）
2026年10月28日 改定（本サービスの名称を「労務相談顧問アプリ」に改めました。マイナンバーの取扱いに変更はありません）
2026年10月21日 改定（消去する時に、手続きが済まない場合のお預かりから30日を加え、障害に備えた復元用の控えに残る期間を書き加えました）
2026年10月17日 改定（本サービスの名称を「役割型人事制度アプリ」に改めました。マイナンバーの取扱いに変更はありません）